Ve většině firem se káva dosud kupovala tak, že někdo občas přinesl balení z obchodu, a nikdo to nesčítal. Přesné číslo proto nemá nikdo a ani mít nebude.
Odhad se přitom udělat dá, a dá se udělat docela slušně. Nepotřebujete k tomu nic než pár čísel, která už máte, a ochotu si přiznat, které z nich jsou domněnka.
Začněte od toho, co už víte, ne od tabulky
Nejspolehlivější vstup nemáte v žádné příručce, máte ho v účetnictví. Podívejte se, kolik balení kávy se u vás nakoupilo za poslední tři měsíce, a vydělte to třemi. To je vaše současná měsíční spotřeba. Ne odhad, ale fakt.
Má to jednu vadu, se kterou je potřeba počítat: měří to, kolik kávy se koupilo, ne kolik by se vypilo, kdyby byla lepší. Zkušenost z kanceláří, kam dodáváme výběrovou kávu, je jednoznačná: spotřeba po přechodu roste. Lidé chodí ke stroji častěji, přestanou si odbíhat pro kávu jinam. A přidá se ještě jedna věc, se kterou nikdo nepočítá. Začne je bavit zkoušet. Firma, která roky pila jednu klasiku, si po čase řekne o Honduras nebo Guatemalu, tedy o věci, které by si do kanceláře sama od sebe neobjednala, a mívá to úspěch. Jak moc spotřeba naroste, se předem neví. Proto se první objednávka nastavuje spíš opatrně a upravuje se po pár týdnech.
Pokud dosavadní nákupy nemáte jak dohledat, dá se to spočítat i dopředu. Jen je tam víc míst, kde se dá splést.
Kdo je „kolik nás je“
Tohle je první a největší zdroj chyby v odhadech. Počet zaměstnanců není počet lidí, kteří u vás zítra vypijí kávu. Odečíst je potřeba home office, služební cesty, dovolené a lidi, kteří kávu nepijí vůbec, a naopak přičíst návštěvy, schůzky a klienty.
Použitelné číslo je průměrná denní přítomnost, ne stav na mzdovém listu. U firmy s hybridním režimem to může být klidně o třetinu méně a pro odhad spotřeby je to rozdíl, který se nedá zaokrouhlit pryč.
Kolik šálků na člověka
Tady začínají odhady a je poctivé to říct nahlas: tohle číslo za vás nikdo věrohodně nevyplní. Liší se podle oboru, podle toho, jestli se u vás sedí u stolu nebo chodí po provozu, a hlavně podle toho, jak dobrá ta káva je a jak blízko stroj stojí.
Jeden záchytný bod přesto dát umíme, protože ho vidíme u zákazníků: kancelář o deseti lidech spotřebuje zhruba pět kilogramů měsíčně. Není to vzorec, do kterého se dosazuje, je to číslo, proti kterému si můžete porovnat vlastní odhad. Když vám vyjde trojnásobek nebo třetina, nejspíš jste někde přestřelili vstupy. Co s tím jde udělat dál: místo hádání se zeptejte. Jedna otázka v interním chatu („kolik káv si denně dáš v práci?“) dá za půl hodiny lepší podklad než jakýkoli průměr z internetu. A zároveň vám prozradí něco, co se z čísel nevyčte: kolik lidí by si dalo víc, kdyby stálo za to.
Z šálků na kilogramy
Poslední krok je převod na gramy, protože v gramech se káva objednává. Dávka na jeden šálek se liší podle přípravy:
- Espresso se běžně dávkuje jednotkami gramů na jednoduché a zhruba dvojnásobkem na dvojité. Kancelář, kde si většina dává dvojité espresso nebo cappuccino, spotřebuje na stejný počet šálků skoro dvakrát tolik zrna jako kancelář na jednoduchá.
- Filtrovaná káva a batch brew se nedávkují na šálek, ale poměrem ke vodě, počítá se tedy spíš objem várky než počet hrnků. U batch brew je to výhoda při plánování a nevýhoda při malé spotřebě: várka se musí trefit, jinak se dolévá nebo vylévá.
K výsledku připočtěte rezervu na ztráty. Nejde o zanedbatelnou položku: při seřizování mlýnku po otevření nového balení se pár dávek vždycky obětuje, zbytky várek se vylévají, a jednou za čas se něco rozsype. Počítat s nulovými ztrátami je jistý způsob, jak dojít kávu ve čtvrtek odpoledne.
Proč nemá smysl objednat zásobu na půl roku
Když už máte měsíční číslo, přijde pokušení objednat velkou zásobu najednou a mít pokoj. U kávy to nefunguje. Zrno má chuťové okno, ve kterém je nejlepší, a to okno se počítá na týdny od upražení, ne na měsíce. Proto pražíme na objednávku a proč vůbec čerstvě pražená káva chutná jinak než ta z regálu.
Dobře nastavený odběr proto neřeší, jak nakoupit co nejvíc najednou, ale jak trefit rytmus: dodávka, která dorazí ve chvíli, kdy předchozí došla, a káva, která se vypije, dokud chutná. To je přesně ten důvod, proč se spotřeba vůbec počítá.
Co váš odhad rozhodí
Než si číslo zafixujete, projděte si, co s ním pohne během roku:
- Sezóna. V létě se pije méně horké kávy, v zimě víc; u firem s dovolenkovým provozem v srpnu to může být propad na polovinu.
- Nový stroj. Když se z instantní kávy přejde na pořádný kávovar, spotřeba skočí nahoru. Část toho skoku je počáteční nadšení, které se po měsíci usadí.
- Nábor a odchody. Deset nových lidí je deset nových šálků denně, jen o tom nákupčí obvykle neví dřív než po první došlé kávě.
- Akce a schůzky. Den se školením nebo návštěvou spotřebuje násobek běžného dne.
Proto má smysl dohodnout si odběr, který jde upravovat, a ne se zavázat k pevnému množství na rok dopředu. Frekvenci a objemy nastavujeme podle toho, jak se kancelář chová v praxi, a po prvních týdnech se to skoro vždycky doladí. To je normální, ne selhání odhadu.
K čemu vám to číslo ještě bude
Měsíční spotřeba není jen položka do objednávky. Odpoví vám mimochodem na tři další otázky, které byste stejně museli řešit.
Jak velká balení brát. Otevřené balení začíná chuťově ztrácet, takže velikost se má trefit do toho, jak rychle ho vypijete, ne do toho, u jaké velikosti vychází nejlíp cena za kilo. Kancelář, které jedno velké balení vydrží tři týdny otevřené, pije poslední třetinu zbytečně horší, než musela.
Jak často má káva jezdit. Z měsíčního čísla a velikosti balení vypadne frekvence sama. Bývá to méně romantické, než to zní: cílem není mít kávu co nejčerstvější za každou cenu, ale nemít ve skladu měsíc staré otevřené balení a zároveň nedojít ve středu. A když se přece jen přepočítáte, není to drama: dodat umíme do dvou dnů, takže se rytmus dá doladit za provozu místo toho, aby se jistil velkou zásobou.
Jestli dává smysl stroj, který zvažujete. Spotřeba je nejlepší kontrola toho, jestli k vám sedí plnoautomat, páka, nebo várnice. Malá spotřeba a velký stroj znamená kávu stojící v termosce, velká spotřeba a malý stroj znamená ranní frontu. A je to zároveň jediné číslo, se kterým se dá u vedení obhájit rozpočet: bez něj je to „chceme lepší kávu“, s ním je to konkrétní položka s konkrétním dopadem.
Než pošlete poptávku
Užitečné je mít připravené čtyři věci: průměrnou denní přítomnost, převažující typ nápoje (espresso, mléčné, filtr), jaký máte stroj (nebo že ho teprve vybíráte) a jestli jde káva i pro návštěvy. S tím se dá navrhnout rozumný start, i když přesné číslo ještě nikdo nezná. Minimální odběr u nás není žádný, takže se nemusíte trefit napoprvé. Dá se začít malým množstvím a upravit ho, až budete vědět, jak se pije.
Odtud už je to jen o ochutnání. Součástí dodávek kávy do firem a kanceláří jsou při odběru od pěti kilogramů i pravidelné ochutnávky pro celý tým. A mimochodem, i ty vám o spotřebě něco řeknou. Pokud teprve zvažujete, jestli do toho jít, začněte u toho, jak výběrová káva funguje jako firemní benefit. A když si chcete nechat návrh rovnou spočítat, ozvěte se nám.
